Referenz

Effiziente IT-Transformation durch Fast Tracking und ein Change Control Board

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case・studies

Dieser Artikel dient nur zur allgemeinen Information und soll nicht als professionelle Beratermeinung dienen. Die Perpetuo GmbH übernimmt keine Haftung für die jeweilige Verwendung der Informationen durch die Leser. Jedes Fazit oder Meinung basiert auf den spezifischen Fakten und Umständen und trifft aus diesen Gründen nicht auf alle Fälle zu.

Internationales IT-Transformationsprojekt

In den vergangenen Jahren ist das Projektmanagement erheblich wichtiger geworden und wird nun in Unternehmen unterschiedlichster Größen weltweit praktiziert. Dieser Zuwachs an Zuspruch lässt sich insbesondere durch die steigende Zusammenarbeit von Teams aus unterschiedlichen Abteilungen an neuen Herausforderungen, und der damit verbundenen steigenden Komplexität erklären. Trotz einer Vielzahl von verschiedenen Methoden und Ansätzen, welche Unternehmen anwenden können, erfordern Projekte in der Regel erheblichen Personalaufwand, Zeit und die intensive Beteiligung aller Teammitglieder. Hierzu zählen unter anderem, wie im folgenden Fall geschildert, die geografische Distanz zwischen Standorten oder ein straff vorgegebener Zeitplan seitens des Mandanten für erforderliche standortübergreifende Tests.

Bei IT-Transformationsprojekten steht häufig das übergeordnete Ziel im Fokus, die IT-Landschaft eines Unternehmens grundlegend zu transformieren und zu modernisieren durch die Einführung neuer Systeme und Prozesse, um es besser auf zukünftige Herausforderungen im digitalen Zeitalter vorzubereiten oder neue Systeme einzuführen. Die spezifischen Ziele variieren unter anderem abhängig von der Ausgangssituation, Größe und Branche eines Unternehmens. Mögliche Ziele umfassen dabei nicht nur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen, sondern auch Verbesserungen in den Bereichen Sicherheit und Compliance, Skalierbarkeit sowie die Förderung interner Zusammenarbeit. Durch die erfolgreiche Umsetzung dieser Ziele tragen Unternehmen dazu bei, auch zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben, sich rasch an Veränderungen anzupassen und eine solide Grundlage für Innovationen im digitalen Bereich zu schaffen.

Die nachfolgende Fallstudie illustriert den Prozess eines IT-Transformationsprojekts eines international tätigen Unternehmens im Automobilsektor. Sie veranschaulicht dabei das Vorgehen der Berater, stellt die aufgetretenen Herausforderungen während des Mandats dar und geht detailliert auf die Auswirkungen der implementierten Maßnahmen ein, welche in diesem Fall unter anderem ein Change Board und Fast Tracking Management umfassen. Das Projekt wurde von drei Beratern der Perpetuo GmbH geleitet, die als Lead im Projekt Management Office fungierten und die Teilprojektleitung unterstützten, wodurch eine effiziente Umsetzung sichergestellt werden konnte.

Ausgangssituation

Ein international tätiger deutscher Automobilzulieferer mit einem großen Produktportfolio strebte eine umfassende IT-Transformation an, die alle drei strategischen Standorte in Deutschland, Ungarn und Großbritannien abdeckte. Das Implementierungsprogramm wurde zum einen auf dem, aus der Software-Entwicklung bekannten, „Greenfield“-Ansatz aufgebaut, der eine vollständige Neugestaltung der IT-Landschaft von Grund auf vorsieht. Zum anderen basiert das Programm auf einem „Brownfield“-Ansatz, der auf die bestehenden Systemlandschaften aufbaut. Bei dem „Greenfield“-Ansatz wird die Migration auf SAP S/4HANA beschrieben und die Vorteile eines Beginns „auf der grünen Wiese“ genutzt. Dies bedeutet, dass der Betrieb der alten Plattform zunächst unberührt bleibt und dadurch vor Release zahlreiche Tests mit Key-Usern durchgeführt werden können, um mögliche Fehler zu entdecken und beheben zu können. Diese Methode wirkt zunächst Zeitintensiv bietet aber die Möglichkeit alle Vorteile des neuen Systems, angepasst auf das Unternehmen, nutzen zu können.

Während des Programms wurden in Workshops jedoch eine erhöhte Anzahl von Abhängigkeiten und Anforderungen der Prozesse identifiziert, die sich negativ auf die zeitliche Koordination auswirkten und zu einem erheblichen Anstieg des Aufwands führten. Ein zusätzlicher, herausfordernder Aspekt dieser Transformation war die steigende Arbeitslast bei konstanten Ressourcen. Folglich überstieg der Arbeitsaufwand die ursprünglich eingeplanten Mittel. Die gestiegene Anzahl von Abhängigkeiten führten zu der Gefahr den Zeitrahmen oder Budgetrahmen erheblich zu überschreiten und erforderte dadurch eine gründliche Überarbeitung des Projektplans. Als weitere Problemzone wurde die Kommunikation und besonders das Stakeholdermanagement identifiziert.

Projektverlauf

Ein Gamechanger für das Projekt war die Übernahme der Kommunikationsleitung durch die Perpetuo GmbH. Damit konnte die Einführung von Standards erleichtert und der Wissenstransfer zu allen Stakeholdern ermöglicht werden. Die Einführung von Standards aus der Perspektive der Prozessentwicklung hat nicht nur für Klarheit und Struktur gesorgt, sondern auch die Teamarbeit auf ein neues Niveau gehoben. So wurden Prozesse standardisiert und implementiert, wie beispielsweise die bereichsübergreifende Einführung der gemeinsamen Arbeit hinsichtlich Dokumente in der Cloud. Das hat der Perpetuo GmbH ermöglicht, die interdisziplinäre Arbeit zu verbessern und eine Struktur in der Datenbasis zu schaffen, welches darüber hinaus besondere Vorteile, wie unteranderem ein effizienterer Austausch, für das Task Management bietet.

Eine weitere Schlüsselmaßnahme war die Einführung eines Fast Tracking Management (Abbildung 1). Es beschreibt die parallele Ausführung von in der Regel nacheinander stattfindenden Vorgängen. Im Kern wurde damit ein beschleunigter Ansatz für die Durchführung von Aufgaben ermöglicht. Dies umfasst beispielsweise die Abnahme einzelner Softwaremodule durch die Qualitätssicherung parallel zur Bearbeitung der übrigen Module. Dadurch können einzelne Prozesse schneller begonnen werden und Verzögerungen, durch die richtige Priorisierung abgebaut werden. Im dargestellten Beispiel wurden Prozesse erst nach Abschluss des vorherigen Schritts begonnen, durch eine Umstellung dieser Arbeitsweise auf eine parallele Abarbeitung konnten Aktivitäten identifiziert und Aufgabenpakete schneller abgearbeitet werden. Dadurch wurden nicht nur die Zeitpläne gestrafft, sondern auch Verantwortung etabliert und Ressourcen wie Personal und Budget effizienter eingesetzt.

Abbildung 1 – Fast Tracking Beispiel

Die Perpetuo GmbH griff in diesem Zuge auch auf ein weiteres praxiserprobtes Tool zurück. Die Implementierung eines effizienten Change Board Prozesses, wie in Abbildung 2 erkennbar, war vorrangig wichtig für die Struktur des Projektes. Hierbei wurde eine zentrale Schaltfläche geschaffen, bei der alle Änderungsanträge eingehen, deren Auswirkungen auf die Organisation kontrolliert werden und anschließend genehmigt oder abgelehnt wurden. Im weiteren Vorgehen wurden Schritte zur Umsetzung und die weitere Kommunikation über die anstehende Änderung ebenfalls vom Change Board übernommen.

Abbildung 2 – Change Control Board

Mit dieser Methode konnten alle Änderungen, unabhängig von Umfang oder Budget, einfach über ein standardisiertes Formular eingereicht werden. Diese wurden dann effizient im Change Control Board von Experten bearbeitet, diskutiert, entschieden, und dokumentiert. Qualitative Ergebnisse bauen auf dieser soliden Grundlage auf und Innovation wurde zum Treibstoff des Projekterfolgs.

Ergebnisse

Die Ergebnisse des Transformationsprojekts zeichnen sich als außerordentlich erfolgreich ab, insbesondere wenn man einen genaueren Blick auf die ursprünglich kalkulierten Kosten wirft. Trotz anfänglich steigender Projektbelastungen, bedingt durch eine Zunahme von Abhängigkeiten, konnten durch die durchdachten Maßnahmen des Transformationsprojekts erheblich positive Auswirkungen erzielt werden und Kennzahlen über den Projektverzug durchweg im grünen Bereich gehalten werden.

Primär konnte der ursprünglich sehr hohe Ressourcenaufwand drastisch reduziert werden. Die Implementierung verschiedener Tracking-Maßnahmen erwies sich hier als besonders wirkungsvoll. Diese ermöglichten nicht nur eine präzise Identifikation von Zuständigkeiten, sondern auch eine effizientere Abwicklung der anstehenden Aufgaben. Durch die Schaffung eines klaren Überblicks über offene, fällige und bereits abgeschlossene Aufgaben und ihre Interdependenzen, erlangten die Projektverantwortlichen eine unmittelbare Einsicht in den aktuellen Status des Projekts, Engpässe und unterstützten so eine zielgerichtete Steuerung des Weiteren Projektverlaufs.

Mit der Implementierung eines geeigneten Change Boards schafften die Berater die Grundlage für einen effizienten Umgang mit Änderungsanträgen und ermöglichten dadurch ein agileres und schnelleres Vorankommen. Die eingeführten Mechanismen erstreckten sich über das gesamte Projekt und erleichterten nicht nur die Fortführung der Projekttätigkeiten, sondern sorgten auch für eine durchgängige und präzise Dokumentation der erzielten Ergebnisse. Diese sorgfältige Dokumentation war von entscheidender Bedeutung, um nicht nur den aktuellen Projektstatus transparent zu gestalten, sondern diente auch als Grundlage für künftige Planungen und Optimierungen zu dienen. Die erfolgreich umgesetzten Maßnahmen trugen somit maßgeblich dazu bei, den Projekterfolg zu festigen und gleichzeitig den Bedarf an finanziellen Ressourcen deutlich zu optimieren.

Die Perpetuo bietet einen Mehrwert durch …

… Fokus auf Wertschöpfung:

Unser Fokus liegt auf der Schaffung von Werten für unsere Kunden und dem Ausbau von nachhaltigem Erfolg. Strategisches Denken, Konzentration auf das Ziel und maximales Engagement stehen im Mittelpunkt unserer Dienstleistungen.

… Maßgeschneiderter Ansatz:

Wir passen unsere Vorgehensweise an die individuellen Anforderungen und Erwartungen jedes Kunden an, berücksichtigen branchenspezifische Aspekte, den zeitlichen Rahmen des Projekts und zahlreiche andere Faktoren.

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Unser Beratungsunternehmen verfügt über ein breit gefächertes Netzwerk von Kontakten und Ressourcen. Wir verstehen diverse Branchen und Märkte und wissen, worauf wir uns in diversen Branchen fokussieren müssen.

… Agieren als Umsetzer:

Durch unsere Hands-on-Mentalität sowie durch aktives und problemlösendes Handeln, stehen wir unseren Kunden auch in stürmischen Zeiten als Fels in der Brandung zur Seite und Unterstützen Sie in allen Bereichen des Projekts.

Über uns

Perpetuo ist eine international tätige Unternehmens- und Strategieberatung mit Sitz in Dortmund und München.

Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung hat sich das Unternehmen als treibende Kraft für Veränderungen, Innovationen und die Gestaltung der Zukunft etabliert. Die exzellente Leistung wurde wiederholt durch verschiedene Auszeichnungen als eines der besten Beratungshäuser Deutschlands gewürdigt.

Perpetuo zeichnet sich durch einen ganzheitlichen und kundenorientierten Beratungsansatz sowie eine nachhaltige Umsetzung aus. Das Unternehmen realisiert komplexe Transformationsprojekte auf internationaler Ebene und passt seine Dienstleistungen dabei individuell an die Bedürfnisse seiner Kunden an. Zu den Kunden zählen neben international agierenden Großkonzernen eine Vielzahl mittelständischer Unternehmen aus der DACH-Region.

Das Unternehmen beschäftigt ein Team von über 25 international ausgebildeten und erfahrenen Professionals und Partnern, das von erfahrenen Top-Management-Beratern und ehemaligen Konzern Führungskräften geleitet wird.

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Sie können uns auch direkt per E-Mail oder Telefon erreichen. Unsere Experten freuen sich darauf, Sie kennenzulernen und Ihre Anforderungen zu besprechen.

 

 

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