Referenz

Effizientes Reporting in Projekten

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case・studies

Dieser Artikel dient nur zur allgemeinen Information und soll nicht als professionelle Beratermeinung dienen. Die Perpetuo GmbH übernimmt keine Haftung für die jeweilige Verwendung der Informationen durch die Leser. Jedes Fazit oder Meinung basiert auf den spezifischen Fakten und Umständen und trifft aus diesen Gründen nicht auf alle Fälle zu.

Die Bedeutung von Reporting in Projekten

Controlling und Reporting sind zwei Eckpfeiler des Projektmanagements und systematisches Mittel, mit denen Unternehmen die Komplexität ihrer Programme überwachen und an relevante Stakeholder berichten können. Diese Fallstudie befasst sich mit dem vielschichtigen Bereich der Projektberichterstattung als Teil der Controlling Aufgaben in Projekten und zeigt an einem Beispiel deren essenzielle Bedeutung für Projekte auf, wie der umfassenden Vermittlung von Verständnis der Projektdynamik an Stakeholder.

Im Wesentlichen ist das Projektreporting ein wichtiger Kanal, der einen nahtlosen Informationsfluss über den Projektfortschritt, aufgetretene Herausforderungen und erreichte Meilensteine ​​ermöglicht. Eine zeitnahe und genaue Berichterstattung ist nicht nur eine Formsache, sondern eine strategische Notwendigkeit, die Entscheidungsträgern die Erkenntnisse liefert, die sie für die erfolgreiche Koordination von Projekten benötigen. Wichtige Kennzahlen wie Projektfortschritt, Budgetauslastung und Ressourcenzuweisung sind in der Gliederung eines Projektberichts enthalten und bieten den Beteiligten eine quantitative Perspektive, die es ihnen ermöglicht, den Zustand des Projekts zu beurteilen. Durch die Anpassung dieser Berichte an die unterschiedlichen Bedürfnisse der vertretenen Interessensgruppen wie Projektstakeholdern, Führungskräfte und Kunden, wird eine effektive unternehmensweite Kommunikation gewährleistet. Das Projektreporting stellt einen wesentlichen Teil des Projektcontrollings dar und besteht unteranderem aus dem Aufbereiten von Fortschritts- und Ergebnisdokumenten in vorab definierten Zeitintervallen.

Im digitalen Zeitalter liegt der Fokus auf automatisierten Reporting-Tools und Dashboards, die den Reporting-Prozess optimieren, indem sie dessen Effizienz steigern. In dieser Fallstudie wird aufgezeigt, dass das Projektreporting nicht nur die Projektrealität erfasst, sondern auch als Katalysator für kontinuierliche Verbesserungen fungiert und wertvolles Feedback für die Verbesserung von Prozessen und die Optimierung zukünftiger Projektergebnisse liefert.

Ausgangssituation

Ein international tätiger deutscher Automobilzulieferer mit einer hochkritischen Infrastruktur strebte die Implementierung eines neuen, umfangreichen Besuchermanagementsystems für die drei strategischen Standorte in Deutschland und Österreich an. Das zuvor verwendete System konnte die Unternehmensinternen und gesetzlichen Richtlinien aufgrund eines veralteten Betriebssystems nicht mehr erfüllen. Durch den standortübergreifenden Bedarf war es notwendig alle individuellen Anforderungen in einem einheitlichen System zu bündeln, um eine Basis für alle weiteren Werke zu schaffen, welche ebenfalls auf das neue System wechseln werden. Die Implementierung sah eine komplette Neugestaltung der IT-Landschaft und der Hardware vor, die neben den gesetzlichen Bestimmungen auch den Zutritt sicherer und schneller für Mitarbeitende gestaltet und den Empfang entlastet. Während des Projekts wurde nach Auswahl des Lieferanten jedoch eine Anzahl von Anforderungen identifiziert, die sich negativ auf die zeitliche Koordination auswirkten und zu einem erheblichen Anstieg des Aufwands bei dem Anbieter führten da er die Anforderungen nicht erfüllen konnte. Die Ausarbeitung von möglichen Ausweichstrategien bis zur Beschaffung der kritischen Ressourcen erforderte eine gründliche Überarbeitung des Zeitrahmens, ohne dabei den Budgetrahmen erheblich zu überschreiten.

Projektverlauf

Die Perpetuo GmbH begleitete das Projekt von der Initiierung bis zur Übergabe in den laufenden Betrieb und stellte den Projektmanager, welcher die operative Planung, Umsetzung und Steuerung koordinierte. Die Hauptaufgabe bestand zunächst in der systematischen Angebotsauswahl, der Kommunikation mit verschiedenen Anbietern sowie der Erfassung der unterschiedlichen Freigaben. Im Rahmen der Kommunikationsaufgaben war der Projektmanager der zentrale Ansprechpartner, welcher alle notwendigen Informationen von diversen Stakeholdern zusammenstellte. Dazu gehörten Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung sowie verschiedener Sicherheitsinstitutionen, um Applikations-spezifikationen abzusichern. Besonders der Strukturaufbau und die Koordination der Schnittstellen zwischen verschiedenen Netzwerken, stellte das Projektteam vor komplizierte Herausforderungen. Dadurch war das Reporting in diesem Projekt von immenser Bedeutung und wurde in unterschiedlichen Detailgraden bereitgestellt.

Für den wöchentlichen Austausch wurde ein vereinfachtes Reporting gewählt, um Zahlen und ihre Bedeutung schnell begreifen zu können. Bei diesen Meetings wurde in einer kleinen Gruppe der Wert auf den Austausch über die Aufgaben der Woche, deren Erreichung und folgende Aufgaben gesprochen, um diese effizient planen zu können. Der nächsthöhere Monatsstatus betraf das Management und stellte den Status im Prozess und Finanzcontrolling dar. Dabei wurde bei der Vorbereitung für den Projektmanager die Möglichkeit geboten, Überschreitung oder Unterschreitung der KPIs Qualität, Zeit, Kosten und Ressourcen festzustellen und gegebenenfalls Lösungen im Meeting zu besprechen und Anpassungen vorzunehmen. Während des gesamten Projekts wurden Meilensteine (Abbildung 1) festgelegt die in Phasen, Unterphasen und die einzelnen Arbeitspakete eingeteilt wurden und erreicht werden mussten.

Abbildung 1 – Meilensteinplanung

Bei diesem Projekt stellte sich auch eine Open Point Liste als Vorteil heraus, da hierdurch noch zu erledigende Aufgaben, Qualitätssicherungsmaßnahmen und Arbeitspakete erkennbar sind und fristgerecht abgearbeitet werden können. Die jeweiligen Verantwortlichen wurden in der RACI (Responsible – Accountable – Consulted – Informed) festgehalten, um Zuständigkeiten für alle Beteiligten sichtbar an einem Ort zu vermerken und Ansprechpartner für bestimmte Bereiche festzulegen. In diesem Projekt diente das Projektreporting als Teil des Projektcontrollings als steuernde und überwachende Einheit zwischen der Planung und der Durchführung. Dies wurde insbesondere durch den Abgleich von Ist- und Soll-Werten, der festgestellten Abweichung und der folgenden Korrektur deutlich.

Ergebnisse

Die Ergebnisse durch das Controlling des Projektmanagers zeichnen sich hierbei in vielen Bereichen ab. Das Reporting fungiert bei der korrekten Durchführung und Verwendung als eine Art Frühwarnsystem, um auf Abweichungen aufmerksam zu machen und nach Bedarf eingreifen zu können, wenn die Qualität nicht stimmt. Das frühzeitige Erkennen von Fehlverläufen bietet die Möglichkeit gezielt Lösungsansätze zu entwickeln, um einer weiteren Verschlechterung entgegenzuwirken. Damit diese Funktion des Reportings vollkommen ausgeschöpft werden kann, ist die Regelmäßigkeit wichtig, denn dadurch wird der Unterschied im Zeitverlauf deutlich, Trends werden erkennbar und es kann vorrausschauend gehandelt werden. In diesem Projekt wurde durch das Reportingsystem, bestehend aus verschiedenen Tracking-Maßnahmen, schnell der Mangel an Fähigkeiten erkennbar und es konnten diese beschafft werden, dadurch konnte eine tiefgreifende Arbeit in die falsche Richtung verhindert werden und eine zielführende Strategie weiterverfolgt werden. Die Implementierung verschiedener Tracking-Maßnahmen erwies sich hier als besonders wirkungsvoll. Diese ermöglichten nicht nur eine präzise Identifikation von Zuständigkeiten, sondern auch eine effizientere Abwicklung der anstehenden Aufgaben.

Abbildung 2 – Projektlaufzeit

Durch die Schaffung eines klaren Überblicks über offene, fällige und bereits abgeschlossene Aufgaben und ihre Interdependenzen, erlangten die Projektverantwortlichen eine unmittelbare Einsicht in den aktuellen Status des Projekts sowie vorliegende Engpässe und unterstützten so eine zielgerichtete Steuerung des Weiteren Projektverlaufs. Eine Software kann den Prozess des Reportings zielgerichtet unterstützen und ermöglicht das Einhalten von Standards und eine Erreichbarkeit für die relevanten Stakeholder, um schnelle und Datengetriebene Entscheidungen zu treffen. Durch das Reporting konnte in diesem Projekt die sichtbar werdende Verzögerung auf ein Minimum minimiert, ein drohendes Scheitern des Projektes verhindert und folglich Ressourcen der Stakeholder geschont werden. Mit diesen umgesetzten Maßnahmen der Perpetuo konnten Stakeholder und Projektteilnehmer ihre Ressourcen effizient einsetzen und auf zeitliche Änderungen frühzeitig reagieren.

Die Perpetuo bietet einen Mehrwert durch …

… Fokus auf Wertschöpfung:

Unser Fokus liegt auf der Schaffung von Werten für unsere Kunden und dem Ausbau von nachhaltigem Erfolg. Strategisches Denken, Konzentration auf das Ziel und maximales Engagement stehen im Mittelpunkt unserer Dienstleistungen.

… Maßgeschneiderter Ansatz:

Wir passen unsere Vorgehensweise an die individuellen Anforderungen und Erwartungen jedes Kunden an, berücksichtigen branchenspezifische Aspekte, den zeitlichen Rahmen des Projekts und zahlreiche andere Faktoren.

… Branchen- und Fachkompetenz:

Unser Beratungsunternehmen verfügt über ein breit gefächertes Netzwerk von Kontakten und Ressourcen. Wir verstehen diverse Branchen und Märkte und wissen, worauf wir uns in diversen Branchen fokussieren müssen.

… Agieren als Umsetzer:

Durch unsere Hands-on-Mentalität sowie durch aktives und problemlösendes Handeln, stehen wir unseren Kunden auch in stürmischen Zeiten als Fels in der Brandung zur Seite und Unterstützen Sie in allen Bereichen des Projekts.

Über uns

Perpetuo ist eine international tätige Unternehmens- und Strategieberatung mit Sitz in Dortmund und München.

Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung hat sich das Unternehmen als treibende Kraft für Veränderungen, Innovationen und die Gestaltung der Zukunft etabliert. Die exzellente Leistung wurde wiederholt durch verschiedene Auszeichnungen als eines der besten Beratungshäuser Deutschlands gewürdigt.

Perpetuo zeichnet sich durch einen ganzheitlichen und kundenorientierten Beratungsansatz sowie eine nachhaltige Umsetzung aus. Das Unternehmen realisiert komplexe Transformationsprojekte auf internationaler Ebene und passt seine Dienstleistungen dabei individuell an die Bedürfnisse seiner Kunden an. Zu den Kunden zählen neben international agierenden Großkonzernen eine Vielzahl mittelständischer Unternehmen aus der DACH-Region.

Das Unternehmen beschäftigt ein Team von über 25 international ausgebildeten und erfahrenen Professionals und Partnern, das von erfahrenen Top-Management-Beratern und ehemaligen Konzern Führungskräften geleitet wird.

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Sie können uns auch direkt per E-Mail oder Telefon erreichen. Unsere Experten freuen sich darauf, Sie kennenzulernen und Ihre Anforderungen zu besprechen.

 

 

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